XÂY DỰNG LỘ TRÌNH AI CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VỚI NGÂN SÁCH HẠN CHẾ

Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có ngân sách hạn chế, việc triển khai AI có thể gặp nhiều thách thức. Bài viết này Trường doanh nhân HBR hướng dẫn cách xây dựng lộ trình AI cho doanh nghiệp ngân sách hạn chế hiệu quả, giúp tối ưu chi phí và tăng giá trị thực tế của AI.

Nội dung chính trong bài viết:

• Thực trạng ứng dụng AI trong SMEs Việt Nam hiện nay.
• Lý do doanh nghiệp ngân sách hạn chế cần lộ trình AI rõ ràng.
• 4 giai đoạn xây dựng lộ trình AI: Khởi động – Thử nghiệm – Mở rộng – Đánh giá.
• Giải pháp tiết kiệm chi phí khi ứng dụng AI vào vận hành.

1. Thực trạng ứng dụng AI trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hiện nay

Hiện nay, AI (Trí tuệ nhân tạo) đang trở thành công cụ đắc lực trong việc tối ưu hóa quy trình và tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các ngành như thương mại điện tử, bán lẻ và dịch vụ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) tại Việt Nam, việc ứng dụng AI vẫn còn gặp nhiều rào cản. Một trong những lý do chính là ngân sách hạn chế, khiến các doanh nghiệp khó có thể đầu tư vào các hệ thống AI phức tạp.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp cho rằng AI là lĩnh vực phức tạp, chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Điều này cho thấy một nghịch lý: mặc dù SMEs chiếm tới hơn 97% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam và chịu áp lực cạnh tranh gay gắt, nhưng mức độ ứng dụng AI lại chưa tương xứng với nhu cầu đổi mới và phát triển bền vững. Do đó, việc xây dựng lộ trình AI phù hợp với điều kiện ngân sách hạn chế đang trở thành yêu cầu cấp thiết.

2. Doanh nghiệp vừa và nhỏ ngân sách hạn chế có triển khai AI được không?

Có, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể triển khai AI, ngay cả khi ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và không vượt quá khả năng tài chính, SMEs cần xây dựng một lộ trình AI rõ ràng. Lộ trình này giúp doanh nghiệp đi từng bước có chiến lược, tránh lãng phí và đạt được giá trị thực từ công nghệ.

Lợi ích khi SMEs có ngân sách hạn chế xây dựng lộ trình AI:

• Tối ưu hóa chi phí và hiệu quả đầu tư
• Phân bổ nguồn lực hợp lý
• Tăng cường sự kiểm soát và quản lý tiến độ
• Đảm bảo khả năng mở rộng và linh hoạt

1 - Tối ưu hóa chi phí và hiệu quả đầu tư

Doanh nghiệp có ngân sách hạn chế thường gặp khó khăn trong việc quyết định đầu tư vào AI, vì chi phí ban đầu có thể rất cao. Nếu không có một lộ trình rõ ràng, việc triển khai AI có thể dẫn đến việc lãng phí tài nguyên vào những công nghệ không phù hợp hoặc không mang lại hiệu quả cao. 

Một lộ trình AI rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu cụ thể, lựa chọn các công cụ phù hợp với nhu cầu thực tế và tài chính của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa chi phí đầu tư.

2 - Phân bổ nguồn lực hợp lý

Khi triển khai AI, một trong những yếu tố quan trọng là phân bổ nguồn lực hợp lý. Các doanh nghiệp nhỏ thường có nguồn nhân lực và tài chính hạn chế, vì vậy việc xây dựng một lộ trình AI giúp họ tập trung vào những công cụ và giải pháp thực sự cần thiết. Thay vì đầu tư vào các hệ thống AI phức tạp và đắt đỏ ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những công cụ chi phí thấp, dễ triển khai và mở rộng dần khi có kết quả tích cực.

3 - Tăng cường sự kiểm soát và quản lý tiến độ

Nếu không có một lộ trình rõ ràng, việc triển khai AI có thể trở nên mơ hồ và thiếu kiểm soát. Doanh nghiệp sẽ không thể theo dõi được tiến độ và hiệu quả của các giải pháp AI đã triển khai. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn giúp quản lý tiến độ một cách hiệu quả, tránh tình trạng chậm tiến độ hoặc vượt chi phí.

4 - Đảm bảo khả năng mở rộng và linh hoạt

Nếu AI mang lại kết quả tích cực, lộ trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng để mở rộng quy mô ứng dụng, điều chỉnh các chiến lược và tiếp tục tận dụng các công cụ AI cao cấp hơn mà không bị đột ngột thay đổi. Ngoài ra, lộ trình cũng cho phép doanh nghiệp tinh chỉnh và tối ưu hóa các giải pháp AI dựa trên tình hình thực tế của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

XEM THÊM: 4 CÂU HỎI GIÚP LÃNH ĐẠO RA QUYẾT ĐỊNH DỰA TRÊN DỮ LIỆU HIỆU QUẢ

3. Xây dựng lộ trình AI cho doanh nghiệp ngân sách hạn chế

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc triển khai AI nên thực hiện từng bước theo lộ trình rõ ràng, vừa kiểm soát ngân sách, vừa tối ưu hiệu quả. Lộ trình có thể chia thành bốn giai đoạn chính: Khởi động, Thử nghiệm, Mở rộng và Đánh giá.

3.1. Giai đoạn 1: Khởi động – Xác định nhu cầu và mục tiêu

Trong giai đoạn đầu, việc xác định nhu cầu và mục tiêu là rất quan trọng, vì nó giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về lý do tại sao họ cần ứng dụng AI. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải xác định bài toán kinh doanh mà AI sẽ giải quyết, ví dụ như:

• Tiết kiệm chi phí: Làm sao để giảm bớt chi phí vận hành thông qua tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.
• Tăng năng suất: Làm thế nào để AI giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm khối lượng công việc của nhân viên.
• Cải thiện chăm sóc khách hàng: AI có thể giúp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và nhanh chóng hơn thông qua chatbot hoặc các công cụ hỗ trợ tự động.

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần lựa chọn 1–2 phòng ban để triển khai thử nghiệm AI. Các phòng ban như marketing, bán hàng, hoặc vận hành là những nơi dễ dàng thử nghiệm AI mà không tốn quá nhiều nguồn lực ban đầu. Bằng cách bắt đầu từ một hoặc hai phòng ban, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem AI có mang lại hiệu quả như kỳ vọng không trước khi mở rộng.

Điều quan trọng tiếp theo là đặt KPI rõ ràng cho thử nghiệm AI. KPI (chỉ số hiệu suất chính) sẽ giúp đo lường mức độ thành công của việc triển khai AI. Ví dụ, trong marketing, các chỉ số KPI có thể là tỷ lệ chuyển đổi từ chiến dịch quảng cáo, hoặc mức độ tương tác của khách hàng với chatbot.

3.2. Giai đoạn 2: Thử nghiệm – Ứng dụng công cụ AI chi phí thấp

Khi doanh nghiệp đã xác định được nhu cầu và mục tiêu, bước tiếp theo là thử nghiệm với các công cụ AI có chi phí thấp hoặc miễn phí. Thay vì đầu tư vào hạ tầng AI đắt đỏ, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ SaaS AI (Software as a Service) sẵn có trên thị trường. Những công cụ này thường cung cấp các giải pháp AI đơn giản nhưng hiệu quả, như:

• ChatGPT: Công cụ giúp tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng, từ đó giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên.
• Jasper: Công cụ hỗ trợ tạo nội dung marketing tự động.
• HubSpot AI, Zoho AI: Các nền tảng CRM với tích hợp AI giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý khách hàng và phân tích dữ liệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp RPA (Robotic Process Automation) và chatbot để tối ưu hóa các quy trình tự động. RPA sẽ giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, trong khi chatbot AI có thể hỗ trợ khách hàng 24/7 mà không cần sự can thiệp của nhân viên.

Bên cạnh đó, AI cũng có thể được ứng dụng trong phân tích dữ liệu nhỏ và tạo báo cáo nhanh. Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng AI để phân tích dữ liệu bán hàng từ tháng trước và tạo báo cáo, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.

3.3. Giai đoạn 3: Mở rộng – Tích hợp AI vào quy trình doanh nghiệp

Sau khi thử nghiệm thành công, doanh nghiệp có thể tích hợp AI vào toàn bộ quy trình vận hành để nâng cao hiệu quả tổng thể.

1 - Kết nối với hệ thống quản trị:

• AI nên được kết nối với CRM, ERP và các hệ thống quản trị nội bộ khác, giúp dữ liệu được đồng bộ và sử dụng hiệu quả.
• Việc tích hợp này cho phép AI thực hiện các nhiệm vụ như phân tích dữ liệu khách hàng, dự báo nhu cầu hoặc tối ưu hóa chuỗi cung ứng một cách chính xác hơn.

2 - Tùy chỉnh giải pháp AI:

• Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, do đó AI cần được điều chỉnh phù hợp với quy trình, sản phẩm và dịch vụ.
• Ví dụ, chatbot có thể được lập trình để trả lời các câu hỏi chuyên biệt của khách hàng, hoặc công cụ phân tích dữ liệu được điều chỉnh để tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất.

3 - Đào tạo nhân viên:

• Nhân viên là yếu tố then chốt trong việc triển khai AI. Đào tạo giúp họ hiểu cách sử dụng công cụ AI trong công việc hằng ngày, nâng cao tỷ lệ áp dụng và giảm rào cản công nghệ.
• Việc này cũng giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn khi tương tác với các hệ thống mới, từ đó tăng hiệu suất và chất lượng công việc.

3.4. Giai đoạn 4: Đánh giá – Tối ưu và đo lường hiệu quả

Sau khi triển khai AI vào quy trình doanh nghiệp, việc đánh giá hiệu quả là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần đo ROI (Return on Investment) để so sánh giữa chi phí đầu tư vào AI và lợi ích mà AI mang lại. Các chỉ số cần được đo lường bao gồm: tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu, cải thiện năng suất, và sự hài lòng của khách hàng.

Cũng như trong giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp cần so sánh hiệu suất trước và sau khi ứng dụng AI. Các chỉ số hiệu suất này có thể là: tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, số lượng đơn hàng tăng thêm, hoặc thời gian phản hồi khách hàng giảm đi.

Cuối cùng, điều chỉnh lộ trình là một phần quan trọng của quá trình triển khai AI. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch AI để phù hợp với tình hình tài chính và nhu cầu thực tế của công ty. Nếu lộ trình AI ban đầu không đạt hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp cần xem xét lại các công cụ AI đang sử dụng, điều chỉnh chiến lược và tái phân bổ nguồn lực.

XEM THÊM: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AI VIẾT BÁO CÁO HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

4. Giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi xây dựng lộ trình AI

Khi xây dựng lộ trình AI cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có ngân sách hạn chế, việc tiết kiệm chi phí trong suốt quá trình triển khai là vô cùng quan trọng. AI có thể mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng chi phí đầu tư ban đầu và duy trì có thể là rào cản lớn. Dưới đây là một số giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi xây dựng lộ trình AI, đồng thời vẫn đạt được hiệu quả tối ưu.

5 giải pháp tiết kiệm chi phí khi xây dựng lộ trình AI

• Tận dụng công cụ AI miễn phí hoặc gói basic
• Thuê ngoài chuyên gia AI theo dự án ngắn hạn
• Áp dụng AI vào tác vụ nhỏ trước, sau đó mở rộng
• Khai thác nguồn dữ liệu có sẵn, tránh tốn kém xây dựng từ đầu
• Chọn giải pháp AI đám mây (Cloud AI)

1 - Tận dụng công cụ AI miễn phí hoặc gói basic

Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí là tận dụng các công cụ AI miễn phí hoặc các gói cơ bản. Hiện nay, rất nhiều nền tảng AI cung cấp các dịch vụ miễn phí hoặc gói cơ bản với các tính năng hạn chế nhưng vẫn đủ để doanh nghiệp thử nghiệm và ứng dụng trong công việc. 

Ví dụ: ChatGPT, Jasper AI, Zoho AI, HubSpot AI đều có gói cơ bản giúp tạo nội dung, phân tích dữ liệu nhỏ, hay hỗ trợ chăm sóc khách hàng.

Việc sử dụng các công cụ AI miễn phí giúp doanh nghiệp giảm chi phí phần mềm, đồng thời cho phép thử nghiệm AI mà không cần cam kết đầu tư lớn.

2 - Thuê ngoài chuyên gia AI theo dự án ngắn hạn

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường không có đủ nguồn lực để duy trì một đội ngũ chuyên gia AI, đặc biệt là trong giai đoạn thử nghiệm. Việc thuê các chuyên gia AI hoặc các công ty tư vấn theo từng dự án giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, đồng thời vẫn có được sự tư vấn và hỗ trợ chuyên môn cần thiết.

Các chuyên gia này có thể giúp triển khai và tối ưu hóa các giải pháp AI trong thời gian ngắn, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng AI hiệu quả mà không cần duy trì một đội ngũ cố định, giúp giảm bớt chi phí dài hạn.

3 - Áp dụng AI vào tác vụ nhỏ trước, sau đó mở rộng

Thay vì triển khai AI đồng loạt, doanh nghiệp nên bắt đầu với các tác vụ nhỏ, dễ triển khai và mang lại giá trị trực tiếp. Ví dụ: tự động hóa báo cáo, phân tích dữ liệu khách hàng, chatbot trả lời câu hỏi phổ biến.

Khi các tác vụ này mang lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể mở rộng dần sang các quy trình phức tạp hơn. Chiến lược này giúp giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí vì doanh nghiệp chỉ đầu tư mạnh vào những lĩnh vực đã chứng minh giá trị.

4 - Khai thác nguồn dữ liệu có sẵn, tránh tốn kém xây dựng từ đầu

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách khai thác các nguồn dữ liệu sẵn có trong doanh nghiệp, thay vì phải xây dựng lại dữ liệu từ đầu. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu khách hàng hiện có từ các hệ thống CRM, dữ liệu bán hàng từ các nền tảng thương mại điện tử, hoặc dữ liệu từ các chiến dịch marketing trước đây để huấn luyện các mô hình AI.

5 - Chọn giải pháp AI đám mây (Cloud AI)

Giải pháp AI đám mây là một lựa chọn tiết kiệm chi phí vì nó không yêu cầu doanh nghiệp đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng đắt đỏ. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ AI đám mây như Google Cloud AI, Microsoft Azure AI, hoặc AWS AI, với chi phí chỉ tính theo mức sử dụng thực tế. 

Đây là một cách hiệu quả để giảm chi phí đầu tư ban đầu, vì doanh nghiệp chỉ phải trả tiền cho những gì họ sử dụng và có thể mở rộng theo nhu cầu mà không phải lo lắng về việc duy trì phần cứng.

Xây dựng lộ trình AI cho doanh nghiệp ngân sách hạn chế không phải là điều không thể. Bằng cách triển khai từng bước nhỏ, sử dụng các công cụ AI chi phí thấp và tối ưu hóa nguồn lực sẵn có, doanh nghiệp có thể tận dụng công nghệ này để cải thiện hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và áp dụng những chiến lược AI phù hợp để đạt được thành công trong tương lai.